«حسين مسؤول عن كل شيء» قد تبدو جملة مريحة، حتى تضيع الأشياء وتقع الشركة في وكسة لا يعرف أحد أين بدأت.
01ما فصل المهام؟
هو توزيع المراحل الحساسة للعملية بين أكثر من شخص: من يطلب الشراء لا يعتمد طلبه، ومن يعتمد لا يستلم، ومن يحتفظ بالأصل أو النقد لا يكون وحده مسؤولًا عن التسجيل والمراجعة.
02ماذا يحدث عند إهماله؟
يمكن لشخص واحد تنفيذ الخطأ وإخفائه، فتزداد مخاطر السرقة والتلاعب وتضارب المصالح. كما يرفع ضعف الرقابة حجم اختبارات المراجع وتكلفة التدقيق.
03الأدوار الأربعة RACI
يمكن توضيح المسؤوليات باستخدام نموذج RACI حتى يعرف كل شخص دوره في العملية.
- Responsible: ينفذ المهمة
- Accountable: يعتمد ويتحمل المسؤولية النهائية
- Consulted: يقدم الرأي والخبرة
- Informed: تصله النتيجة والمعلومة
04تطبيقه في شركة صغيرة وERP
حتى لو كان الفريق صغيرًا، افصل ما تستطيع وأضف مراجعة دورية من المدير أو المالك لما لا يمكن فصله. وفي Odoo أو أي ERP، استخدم الصلاحيات ومسارات الاعتماد والسجلات؛ لا تمنح مستخدمًا واحدًا صلاحية كل شيء لمجرد أن ذلك أسرع.
الثقة في الأشخاص مهمة، لكن الرقابة تحمي الجميع.
- افصل الحيازة عن التسجيل والاعتماد.
- اجعل لكل عملية صاحب تنفيذ وصاحب اعتماد.
- راجع الاستثناءات والصلاحيات دوريًا.
- استخدم النظام لتطبيق الرقابة، لا لتجاوزها.
